段取り上手

2013年8月 9日 12:57
 "段取り"とは、ある計画を完遂するために、何をどのような順序で行うか、準備することを言いますが、特にチームワークで完遂しなければならない仕事では、"段取り"の巧拙がプロセスの効率に大きく影響します。

段取りの定石

 チームとして"段取り上手"になるには、多くの場合、次の「定石」に従って準備するのが効果的と言えます。

 

[段取りの定石]

 

1.計画のゴールの姿を、誰が、何を、いつ、どれだけ(数値、または具体的なレベル)で達成するか、鮮明に記述する。

2.計画のスタートからゴールまでの作業を ゴールから逆算して具体的にリストアップする。これを「作業のブレイクダウン」と言い、計画の期間・規模などによって週単位・日単位・時間単位などブレイクダウン単位を決めて記述する。

3.スタートからゴールまでの作業の順序付けを行う。多くの場合、単線の順序ではなく、役割分担などにより、並行して同時に実行する複線的な順序関係が生まれる。通常、計画を理解、共有するための関係者全員のミーティングを最初に着手する作業とし、全ての作業が完了したことを確認し合うミーティングを最終作業として、その間を多数の作業の前後関係でつないで表現する。

 

"段取り上手"のコツと効果

 

 チームとして段取り上手になる進め方には次のようなコツがあります。

 

 

1.       「ゴール」は、必ず全員で確認し合う。

2.       「作業のブレイクダウン」は、まとめ役を中心として、チームメンバーが相談しながら進め、役割分担がある場合は分担ごとに検討してもらい、作業名を「紙切れ」に記述する。

3.作業の前後関係検討は、「紙切れ」を「横軸を時期で区分した模造紙」上に広げ、マッチ棒等前後関係を示しやすい小道具を使って、チームメンバー全員で、議論し、試行錯誤しながら合意しつつ進める。

 

 このようなアナログ的進め方は、有能なメンバーが一人で計画案を作る場合と比べて、少し時間はかかりますが、実行時の自分達の役割認識と自主的協力度合い等チームの活動効率がおおいに高まり、ゴール到達へ向けたリーダーシップが発揮しやすくなります。